Personel Servisi Planlama Rehberi

Rotalp bir servis planını nasıl kuruyor?

Yöntem altı adımdan oluşuyor. Her adım, aşağıdaki rehberlerde ayrıntılı anlatılan bir kavrama dayanıyor.

• 1. Çalışan listesi içe alınır. Excel ya da CSV dosyanız sütun eşleştirmesiyle okunur; SAP'tan dışa aktarılan dosya da olduğu gibi tanınır. Adresler, kendi sunucumuzda çalışan harita altyapısıyla konuma çevrilir; adresler rota hesabı için yabancı bir harita servisine gönderilmez.
• 2. Çalışanlar duraklara gruplanır. Servis kapıdan kapıya değildir. Her çalışan, yoğunluğa göre yaklaşık 150 ile 400 metre arasında değişen bir yarıçapta en yakın toplanma noktasına atanır. Ayar açıksa gerçek otobüs durakları kullanılır: Türkiye genelinde 40.880 OpenStreetMap durağı ve İstanbul için İBB Açık Veri Portalı'ndan alınan 15.486 İETT durağı sistemde hazır bekler. Ayar kapalıysa çalışanın evine en yakın sokak noktası kullanılır.
• 3. Gruplar il ve ilçeye göre ayrılır. Coğrafi olarak tutarlı olsun diye farklı il ve yakalardaki çalışanlar aynı servise konmaz.
• 4. Güzergah hesaplanır. Araç kapasitesi, azami yolculuk süresi ve durak sayısı kısıtları birlikte çözülür; araç tipi 14 ile 50 koltuk arasındaki sekiz kapasiteden seçilir. Mesafe ve süre kuş uçuşu değil, gerçek yol ağı üzerinden hesaplanır. Çözücü her grup için sabit bir arama bütçesi (20 saniye) kullanır. Nasıl çalıştığı.
• 5. Plan onaya sunulur. Çıkan plan bir öneridir: Taslak, Onay Bekliyor, Onaylandı, Aktif aşamalarından geçer. Onaylanmadan yürürlüğe girmez ve servis firmasına iletilmez. Onaylanan plan, durak listesi ve navigasyon bağlantılarıyla birlikte PDF ya da Word olarak firmaya gider.
• 6. Gerçek kullanım ölçülür. Araca konan QR kodu okutan çalışan biniş kaydı oluşturur; şoför de taşıdığı kişi sayısını bildirir. Bir ay sonunda listede olup hiç binmeyen çalışanlar ve sürekli az dolu giden servisler görünür hale gelir. Doluluk nasıl ölçülür.

Konum takibi bu adımların hiçbirinde yer almaz. Sistem "kim bindi, ne zaman bindi" bilgisini tutar; çalışanın anlık konumunu izlemez.

Rehberler

Konunun temel kavramları, ürün tanıtımı olmadan anlatılıyor.

• Personel Servisi Maliyeti Nasıl Hesaplanır?
  Araç başı ve kilometre başı ücret modelleri, hakediş formülü, çalışan başına maliyet ve bu rakamı düşürmenin yolları.
• Servis Doluluk Oranı Nedir, Nasıl Ölçülür?
  Planlanan doluluk ile gerçek doluluk arasındaki fark, hayalet yolcu kavramı ve doluluğun QR ile nasıl ölçüldüğü.
• Servis Güzergahı Planlama ve Optimizasyonu
  Araç rotalama problemi, durak gruplama, kapasite ve süre kısıtları, gerçek yol ağı ve insan onayı adım adım.
• Personel Servis Programı Nasıl Seçilir?
  Excel ile planlamanın sınırları, bir programda olması gerekenler ve satın almadan önce sorulacak altı soru.
• Personel Servisinde Araç Sayısı Nasıl Belirlenir?
  Servis kullanan çalışan, vardiya, kapasite ve doluluk hedefiyle kaç araç gerektiğinin adım adım hesabı.

Sektöre göre planlama

Vardiya düzeni, kadro değişim hızı ve kısıtlar sektöre göre farklılaşıyor. Her sayfa o sektörün kendi sorununu ve sistemin o sorunu nasıl ele aldığını anlatıyor.

Üretim ve sanayi: Üretim Tesisleri · Organize Sanayi Bölgeleri · Tersaneler · İlaç ve Kimya Şirketleri

Ofis ve hizmet: Çağrı Merkezleri · Plazalar ve İş Merkezleri · Holdingler ve Grup Şirketleri · AVM ve Otel İşletmeleri

Sağlık: Hastaneler ve Sağlık Kuruluşları

Ulaşım ve lojistik: Lojistik ve Dağıtım Merkezleri · Havalimanı Yer Hizmetleri · Taşımacılık Firmaları

Veri kaynakları ve güncelleme

Güzergah hesabı tahmine değil, açık ve denetlenebilir veri kaynaklarına dayanıyor. Hepsi kendi sunucularımızda çalışıyor; çalışan adresleri rota hesabı için dış bir servise gönderilmiyor.

Kullanılan tüm bileşenlerin ve yazı tiplerinin tam listesi Açık Kaynak Bildirimleri sayfasında yayımlanıyor. Harita verisinin aylık yenilenmesi, bir durağın OpenStreetMap'e eklenmesiyle sistemde görünmesi arasındaki farkın en fazla bir ay olması anlamına geliyor; bilinçli bir ödünleşim.

Yöntemin dayandığı problem

Servis planlama, yöneylem araştırmasında araç rotalama problemi (Vehicle Routing Problem) olarak bilinen problemin kapasite ve süre kısıtlı bir türüdür. Çalışan sayısı birkaç yüzü geçtiğinde olası rota birleşimleri elle denenemeyecek kadar çoğalır; bu yüzden kesin çözüm yerine, kısıtları sağlayan iyi bir çözümü makul sürede bulan sezgisel yöntemler kullanılır. Rotalp bu adımda Google OR-Tools'un yönlendirilmiş yerel arama (guided local search) yöntemini kullanıyor. Ayrıntılı anlatım.

Kendi pilotumuzda ölçtüğümüz sonuçlar

Aşağıdaki rakamlar kendi operasyonumuzdaki gerçek çalıştırmaların kaydından geliyor; temsili ya da yuvarlanmış değerler değildir. Müşteri operasyonlarına ait sonuçlar yalnızca ilgili kurumun izniyle yayımlanır.

• 3.000 çalışan, 4 il: gidiş ve dönüş toplam 284 servis 10 dakikadan kısa sürede planlandı, servissiz kalan olmadı.
• Daha küçük bir partide 61 servis 54'e indi; mesafede yaklaşık yüzde 10 ile 11 arasında azalma ölçüldü.
• Araç ve güzergah verisi tamamen Türkiye'deki sunucularda tutuldu.

Sistemin yapmadıkları

Bir aracı seçerken sınırları bilmek, özellik listesi kadar önemli.

• Canlı araç takibi yok. Bilinçli bir tercih: servis planlaması için gereken bilgi aracın anlık konumu değil, kimin bindiğidir.
• Mobil uygulama yok. QR kodu çalışanın kendi telefon kamerası okur, uygulama kurulmaz.
• Planı dayatmaz. Ekibinizin bildiği ama veride olmayan durumlar için elle düzenleme yapılır; sistem yeni doluluğu anında gösterir.
• Servis firmanızı değiştirmenizi istemez. Plan, mevcut taşımacınıza iletilir.

Sık sorulanlar

Personel servisi planlaması nereden başlar?

Çalışan adreslerinin haritaya işlenmesiyle. Adresler konuma çevrilip yakın toplanma noktalarına gruplandıktan sonra araç kapasitesi ve süre kısıtlarıyla güzergah hesaplanır. Plan, sorumlu onaylamadan yürürlüğe girmez.

Servis maliyetini düşürmenin en etkili yolu nedir?

Gerçek doluluğu ölçüp güzergahları baştan hesaplamak ve araç sayısını buna göre azaltmaktır. Listede kayıtlı olup servise hiç binmeyen çalışanlar, araçların gereğinden büyük planlanmasının en yaygın sebebidir.

Güzergah hesabında hangi veri kaynakları kullanılıyor?

Yol ağı, adres verisi ve otobüs durakları için OpenStreetMap'in Türkiye alıntısı (ODbL 1.0), İstanbul durakları için İBB Açık Veri Portalı'nın İETT verisi kullanılıyor. Mesafe ve süre OSRM, adres çözümleme Nominatim, rota optimizasyonu Google OR-Tools ile yapılıyor; hepsi kendi sunucularımızda çalışıyor ve harita verisi ayda bir yenileniyor.

Bu sayfadaki yöntemi kendi operasyonumuzda görebilir miyiz?

Evet. Adres listenizle ücretsiz analiz yapıyoruz; ardından sistemi, sizin verinizden çıkan plan üzerinde canlı gösteriyoruz.