Personel Servisinde Araç Sayısı Nasıl Belirlenir?

Neden önemli?

Servis faturasının büyük kısmı araç sayısından gelir. Araç başına ücretle çalışılıyorsa fazladan her araç, her ay aynı tutarda ek gider demektir. Pek çok kurumda araç sayısı yıllar önce bir kez belirlenmiş, sonra kadro değiştikçe araç eklenmiş ama hiç azaltılmamıştır. Bu yüzden "Bugünkü kadroyla kaç araç gerekir?" sorusu çoğu zaman hiç sorulmamış bir sorudur.

Adım 1: Servisi gerçekten kim kullanıyor?

Hesap, personel listesindeki herkesle değil, servisi fiilen kullanan çalışanlarla yapılmalıdır. Kendi aracıyla gelenler, işyerine yürüme mesafesinde oturanlar, uzun süreli izinde ya da raporda olanlar ve listede adı kalmış ama işten ayrılmış kişiler düşülür. Kayıtlı ile gerçekten binen arasındaki fark, servis doluluk oranı yazımızda ayrıntılı anlatılıyor.

Adım 2: Vardiyalara göre ayırın

Araç sayısını belirleyen toplam kadro değil, aynı saatte işe gelmesi gereken çalışan sayısıdır. 08:00'de başlayanlar ile 16:00'da başlayanlar aynı araçlarla taşınabilir; çünkü aradaki sürede araç ilk seferi bitirip ikinci sefere hazırlanır. Ama 08:00 ile 08:30 girişleri genellikle aynı aracı paylaşamaz.

Bu yüzden her giriş saatini ayrı bir grup olarak düşünün ve en kalabalık grup araç sayısını belirler. Diğer saatler, araçlar yetişebiliyorsa ek araç gerektirmez.

Adım 3: Kapasite alt sınırını hesaplayın

Sonuç her zaman yukarı yuvarlanır; "aynı saatte binen kişi" en kalabalık giriş saatindeki servis kullanıcısı sayısıdır.

Farklı kapasitede araçlar kullanılıyorsa koltuk sayıları toplanarak aynı mantık uygulanır. Bu sayı, araçlar tamamen dolu giderse gereken en az araç sayısıdır. Pratikte hiçbir plan bu sayıya tam olarak inmez, ama mevcut araç sayınızla arasındaki fark size fikir verir.

Adım 4: Sayıyı artıran üç gerçek

• Yolculuk süresi sınırı: kurumların çoğu, servisteki en uzun yolculuğun belirli bir süreyi (örneğin 60 ya da 75 dakika) aşmamasını ister. Araç dolmadan bu sınıra ulaşırsa yeni bir araç gerekir.
• Coğrafi dağılım: şehrin iki ayrı ucunda oturan çalışanlar, koltuk boş olsa bile aynı araçta toplanamaz. Dağınık oturan küçük gruplar, az dolu araçlar demektir.
• Boş pay: yeni işe girenler, izinden dönenler ve günlük dalgalanmalar için araçları tam yüzde yüz dolu planlamak doğru değildir. Hedef doluluğu kurumun kendisi belirler; örneğin yüzde 85 hedefi, her 27 kişilik araçta 4 koltuğu yedek bırakmak demektir.

Örnek hesap

Aşağıdaki rakamlar tamamen örnektir, gerçek bir kurumun verisi değildir. Hesabın mantığını göstermek içindir. Örnekteki kurumun 700 çalışanı var, 27 kişilik midibüsler kullanılıyor.

Bu örnekte iki vardiya için ayrı ayrı araç tutulsaydı 16 + 7 = 23 araç gerekirdi. Vardiyalar arasında araç paylaşıldığında ihtiyaç 19 araca iner. Süre sınırı ve coğrafya, gerçek planda bu sayıyı bir iki araç yukarı çekebilir; bunu ancak güzergahları hesaplayarak görebilirsiniz.

Elinizdeki araç sayısı fazla mı?

Hızlı bir kontrol için mevcut araç sayınızı yukarıdaki alt sınırla karşılaştırın ve araçlarınızın ortalama doluluğuna bakın. Araç sayınız alt sınırın belirgin şekilde üstündeyse ve araçların çoğu yarı dolu gidiyorsa, planın baştan hesaplanması büyük ihtimalle araç sayısını düşürür. Bunun maliyete etkisini servis maliyeti yazımızdaki formülle ya da ana sayfadaki tasarruf hesabıyla görebilirsiniz.

Kesin sayı nasıl bulunur?

Bölme işlemi alt sınırı verir; kesin sayıyı ise güzergahlar belirler. Hangi çalışanın hangi durakta bineceği, aracın durakları hangi sırayla dolaşacağı ve her rotanın süre sınırına uyup uymadığı ancak gerçek yol ağı üzerinde hesaplanarak görülür. Bu, birkaç yüz çalışandan sonra elle yapılamayacak kadar karmaşıktır; nasıl yapıldığını servis güzergahı optimizasyonu yazımızda anlattık.

Rotalp, çalışan listenizden durakları ve güzergahları kurar, her vardiya için kaç araç gerektiğini gösterir. Çıkan plan bir öneridir; onaylamadan uygulanmaz ve servis firmanızla sözleşmeniz aynen devam eder.

Sık sorulanlar

Personel servisinde kaç kişiye bir araç düşer?

Sabit bir oran yoktur. Aynı saatte işe gelen servis kullanıcısı sayısı araç kapasitesine bölünerek alt sınır bulunur; yolculuk süresi sınırı, çalışanların coğrafi dağılımı ve kurumun belirlediği doluluk hedefi gerçek sayıyı bunun biraz üstüne çıkarır.

Farklı vardiyalar aynı servis araçlarını kullanabilir mi?

Giriş saatleri arasında aracın ilk seferi bitirip ikinci sefere yetişeceği kadar süre varsa kullanabilir. Bu durumda araç sayısını en kalabalık giriş saati belirler.

Araçları tamamen dolu planlamak doğru mu?

Genellikle hayır. Yeni işe girenler, izinden dönenler ve günlük dalgalanmalar için boş koltuk payı bırakılır. Hedef doluluk oranını kurum kendi ihtiyacına göre belirler.